製造業に便利だと思うコピー機の件

製造業にいれば、FAXの使用頻度が格段に高いと思います。

図面のやりとりはほとんどがFAX。
注文書や見積書なんかもFAX.

とにかくFAXを多用します。

そんなFAX業務の多い製造業におススメのFAX機をご紹介。


うちの会社で使ってて、これがないと仕事にならないというくらいに重宝しています。


●デジタル複合機でできること

・コピー
・FAX　
・PC-FAX　：　パソコンで編集したエクセルや図面の画像など、紙に出さずにPCから直接FAXできます。
・スキャン
・PCプリンタ

要するにパソコンでいつも使っているプリンターとスキャナー。
FAX機で必要なコピーとFAX。
これ全部が１台で済んでしまうというすぐれものというわけです。

●デジタル複合機を使うメリット

・送られてきたFAX文書をパソコンやFAX機内で保存できる→　万一なくしても、破れても大丈夫
・いらない受信文書はプリントアウトしない→　紙の節約
・パソコンで編集しているものを直接FAX送信できる　→　いちいち紙に出力する手間が省ける
・受信文書をPDFに変換できる　→　見にくい図面もPDFにすると拡大できるので見えることもある
・受信文書を転送したい時にも紙に出さずそのまま送信できる
・直接もらった図面などをスキャナーで取り込んで保存しておくことができる
・プリンタも一緒なので１つの機械ですむ
・けっこう安い（機械代）
・受信したFAX文書をメールに転送できる　→　外出先からでも見れる

などなどうちの会社では数え切れない恩恵を受けています。

●会社でどんな風に使っているのか

・図面を受信した場合

弊社は製造業なので、主に客先から図面などがFAXで送られてきます。
その送られてきたFAX文書（図面）はコピー機にいったん保管され、さらにPCにもバックアップされるように設定しています。

そうすることで図面の紛失や破れ、汚れなどの際にももう一度取り出せます。

※もちろん保存と同時に強制的にプリントアウトすることもできます

受信したFAX文書を一度PCの画面上で確認して必要であればプリントアウトをする。

・注文書や見積書をFAXで送る

弊社では材料や工具なども売上仕入管理ソフトで一括管理をし、発注はそのソフトに注文を打ち込んで注文書を発行しています。

普通であればその注文書は一度プリントアウトしてから、その注文書をFAXするという流れになりますね。

でも複合機があればパソコン画面上で編集をしてから、いつもどおり印刷を選んでその時にFAXを選ぶだけ。そうすれば印刷はFAXモードに切り替わって、紙に出さずにそのままFAXされるようになります。

注文書や見積もり依頼などは印刷する枚数と、印刷してからFAXする手間を考えるとかなりの時間短縮になります。
客先に送る見積書は弊社の場合、先ほどの売上仕入れ管理ソフトに見積もりを入力してからFAXします。あとは対象の図面にソフトの見積もりNOを書き込んでおくだけです。


・外注先などに受信したFAXを転送する

客先から見積もり依頼などの図面が流れてきたとします。
その加工案件は自社でできない加工であったり、仕上げ工程などで
外注さんにも見積もりをお願いしないといけないケースが多々あると思います。

そんな時にも大活躍します。

①弊社の場合は受信したFAX文書をPDFで開きます。
②受信先や客先名などの消さないといけない箇所を消す。
③「見積もりお願い！！」などのメッセージと依頼主の名前を書き込み
④そのままFAX送信する

客先名などを消す作業ってけっこうめんどくさいですよね。
PCでの作業なら一瞬で終わっちゃいます。
その時弊社で使っているのがこのソフト。

書けまっせ!!PDF4スタンダード

PDFで開くと自動的にこのソフトが開くので、あとは文字を入れたりホワイトマーカー機能で消すだけ。

・外出先から受信したFAXを確認する

実は私にとって一番重宝している機能がこれ。
受信したFAX文書をコピー機が自動的にメールに変換して送信してくれるというもの。

外出することが多い私にはかなりありがたい機能です。

最近では客先も会社ではなく、担当者の携帯などに直接連絡してくるケースがとっても多くなりました。
「今FAX送ったんだけど・・・」みたいな感じね。

そんな時外出先からでもFAXを確認できればかなりポイントアップですよね。


PDFビューワー付の携帯だったり、モバイルパソコンがあれば
会社に送信されたFAX文書が見れますね。

ちなみに外出先からでもメールを確認するためには、Gmailなどのサービスを利用していつでもどこでもメールを確認できるようにしておくといいですよ。


みなさんの参考になれば幸いです。


ちなみにうちの会社で使っているのはこれ。
あ。ちなみに私はこの会社の回し者じゃありませんのでｗｗｗ↓↓

ムラテック　デジタル複合機